Algemene voorwaarden behorende bij offertes en contracten aangaande dienstverlening van BellHayes B.V.

1. Aanbieding en geldigheidsduur

Tenzij tussen Opdrachtgever en BellHayes B.V., nader te noemen BellHayes, schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengeko¬men, zijn de algemene voorwaarden van BellHayes van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten van BellHayes en op door, haar in opdracht van de cliënt, gecontracteerde derden.
De toepasselijkheid van eventuele inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de Opdrachtgever zijn niet van toepassing tenzij expliciet anders tussen de partijen is overeengekomen.
Indien de offerte of het begeleidend schrijven van BellHayes niet in een andere termijn voorziet, zijn deze maximaal vier weken geldig. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij in het aanbod schriftelijk uitdrukkelijk anders is aangegeven.

2. Uitvoering van de opdracht

De offertes en projecten van BellHayes zijn gebaseerd op door de Opdrachtgever verstrekte informatie. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van alle informatie, die voor de opzet en uitvoering van de opdracht van betekenis is. Docu¬menten en gegevens, die BellHayes nodig heeft voor een adequate uitvoering van de opdracht conform planning en budgettering, zullen tijdig door de Opdrachtgever in het bezit van BellHayes worden gesteld. Indien en voor zover BellHayes bij de uitvoering van de opdracht afhankelijk is van medewerkers van de Opdrachtgever, is Opdrachtgever gehouden tot een tijdige inzet en toereikende beschikbaarheid van de betrokken medewerkers.

In het geval medewerkers van BellHayes op de locatie van de Opdrachtgever werkzaamheden verrichten, zal de Opdrachtgever kosteloos voor de door die medewerkers in redelijkheid gewenste faciliteiten zorgdragen. De Opdrachtgever zal BellHayes vrijwaren voor aanspraken van derden, medewerkers van de Opdrachtgever daaronder begrepen, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden welke het gevolg is van het handelen of het nalaten van Opdrachtgever of van onveilige situaties in diens organisatie.

Indien voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke gegevens niet, niet tijdig of niet in overeenstemming met de afspraken ter beschikking van BellHayes staan of indien de Opdrachtgever op andere wijze niet aan zijn verplichtingen voldoet, heeft BellHayes het recht tot opschorting van de uitvoering van de overeenkomst en het recht om de daardoor ontstane kosten volgens de gebruikelijke tarieven in rekening te brengen. De Opdrachtgever geeft derden, die hij bij de uitvoering van de opdracht wenst te betrekken niet eerder opdracht dan na overleg met BellHayes.

De Opdrachtgever is te allen tijde verantwoordelijk voor het gebruik en de toepassing in zijn organisatie van de door BellHayes te verlenen diensten en de resultaten (Artefacten) van deze dienstverlening.
BellHayes zal zich naar beste kunnen inspannen de opdracht met zorg uit te voeren in overeenstemming met de met de Opdrachtgever vastgelegde afspraken en procedures. Indien is overeengekomen dat de opdracht in fasen plaatsvindt, is BellHayes gerechtigd de aanvang van de werkzaamheden die tot een volgende fase behoren uit te stellen totdat de Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd. Slechts als dit schriftelijk uitdrukkelijk is overeengekomen is BellHayes gehouden bij de uitvoering van de werkzaamheden tijdige en verantwoord gegeven aanwijzingen van de Opdrachtgever op te volgen. BellHayes is niet verplicht aanwijzingen op te volgen die de inhoud of omvang van de overeengekomen opdracht wijzigen of aanvullen; indien echter dergelijke aanwijzingen worden opgevolgd, zullen de desbetreffende werkzaamheden worden vergoed volgens de gebruikelijke tarieven van BellHayes. BellHayes is echter niet verplicht aan zulke verzoeken te voldoen en kan verlangen dat een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst wordt gesloten.

De Opdrachtgever aanvaardt dat door werkzaamheden of prestaties zoals in de voorgaande alinea zijn bedoeld, het overeengekomen of verwachte tijdstip van voltooiing van de opdracht, en de wederzijdse verantwoordelijkheden van de Opdrachtgever en BellHayes, kunnen worden beïnvloed.

Als voor de opdracht een vaste prijs is afgesproken en partijen voornemens zijn om met betrekking tot extra werkzaamheden of prestaties een afzonderlijke overeenkomst te sluiten, dan zal BellHayes de Opdrachtgever informeren over de financiële consequenties van die extra werkzaamheden of prestaties.

Bij opdrachtverlening kan een in de offerte genoemd percentage van het totale offertebedrag vooraf gefactureerd worden. BellHayes heeft het recht niet met de werkzaamheden ter uitvoering van een opdracht te beginnen voordat de door BellHayes aan de opdrachtgever verzonden schriftelijke offerte door de opdrachtgever voor akkoord getekend door BellHayes retour ontvangen is.

3. Tarieven en betaling van de opdracht

Reiskosten in Nederland kunnen tegen Euro 0,25 per kilometer in rekening gebracht worden, parkeerkosten eveneens zonder overleg vooraf. Direct aan de opdracht gerelateerde secretariële ondersteuning, kosten van aan de opdracht gelieerde software licenties, kosten van buitenlandse reizen, verblijfkosten in en buiten Nederland, eventueel noodzakelijke vertaalkosten en reproductiekosten zullen afzonderlijk in rekening worden gebracht. Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting (BTW) en andere heffingen die van overheidswege worden opgelegd.

In geval van een overeenkomst waarin sprake is van door Opdrachtgever te betalen periodiek vervallende bedragen, geldt dat BellHayes gerechtigd is door middel van een schriftelijke kennisgeving de geldende prijzen en tarieven aan te passen. Dergelijke wijzigingen zullen dan plaatsvinden indien de overeengekomen prijzen niet meer in verhouding staan tot de door BellHayes verrichte en te verrichten prestaties of een tussentijdse verandering van het algemeen loon- en kostenniveau die BellHayes noodzaakt tot tariefverandering.

Tenzij in de offerte andere betalingscondities expliciet worden vermeld, zijn de facturen en (voor¬schot) declaraties van BellHayes betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum. Indien de verschuldigde bedragen niet binnen deze termijn zijn betaald, is opdrachtgever, zonder dat daarvoor enige in gebreke stelling nodig is, over het openstaande bedrag vertragingsrente verschuldigd, ter hoogte van 4%, berekend over het factuurbedrag per maand. Indien betaling niet plaatsvindt binnen zes weken na de factuurdatum, kunnen wij de uitvoering van de opdracht opschorten.

Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten die verband houden met de inning van enige vordering op de Opdrachtgever, komen te zijnen laste. De hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten bedragen minimaal € 500,- per openstaande factuur en kunnen direct in rekening worden gebracht zonder dat daarvoor enige aanmaning of in gebreke stelling nodig is. Indien de openstaande factuur uit handen wordt gegeven aan een incassobureau komen deze kosten daar nog bovenop. Als het tot een gerechtelijke procedure komt zullen deze kosten er tevens ten laste van de Opdrachtgever komen. In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn de Opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het bedrag van de vorderingen, ongeacht de tenaamstelling van de factuur.

4. Duur en beëindiging van de opdracht

Alle door BellHayes genoemde leveringstermijnen zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de gegevens die bij het aangaan van de overeenkomst aan BellHayes bekend waren en zij zullen zoveel mogelijk in acht worden genomen; de enkele overschrijding van een genoemde leveringstermijn brengt BellHayes niet in verzuim. De duur van de opdracht kan behalve door de inspanning van BellHayes ook worden bepaald door factoren en omstandig¬heden die geheel of gedeeltelijk buiten de invloed van BellHayes liggen. Hoewel BellHayes in alle gevallen streeft naar de uitvoering van de werkzaamheden conform planning is het mogelijk dat de vooraf besproken leveringsdata niet worden gehaald.

De opdracht is in financiële zin afgesloten op het moment dat onze eindafrekening door de Opdrachtgever is betaald. Aan Opdrachtgever geleverde zaken blijven eigendom van BellHayes totdat alle door Opdrachtgever uit welken hoofde dan ook verschuldigde bedragen geheel zijn voldaan.

De opdracht kan voortijdig worden beëindigd indien de Opdrachtgever of BellHayes kan aantonen dat de werkzaam¬heden niet (kunnen) worden uitgevoerd in overeen¬stemming met de offerte en eventueel later schriftelijk vastgelegde opdrachtspecificaties. Daarbij wordt door betrokken partijen een opzegtermijn van één maand in acht genomen. Bij tussentijdse beëindiging worden alle door BellHayes verrichte werkzaamheden normaal vergoed, zonder enige aanspraak of recht van welke aard dan ook voor de Opdrachtgever. Over de opzegtermijn is Opdrachtgever aan BellHayes een vergoeding verschuldigd gelijk aan het honorarium dat voorafgaand aan de tussentijdse beëindiging gemiddeld de voorgaande 3 maanden per maand door BellHayes in rekening is gebracht.

Indien een overeenkomst niet voor een specifieke begin en einddatum is aangegaan kan deze door elk der partijen na goed zakelijk overleg en onder opgave van redenen door schriftelijke opzegging worden beëindigd. Indien tussen partijen geen uitdrukkelijke opzegtermijn is overeengekomen, dient bij de opzegging een redelijke termijn in acht te worden genomen met een minimum van 1 maand. Over de opzegtermijn is Opdrachtgever aan BellHayes een vergoeding verschuldigd gelijk aan het honorarium dat voorafgaand aan de tussentijdse beëindiging gemiddeld de voorgaande 3 maanden per maand door BellHayes in rekening is gebracht. Partijen zullen wegens opzegging nimmer tot enige schadevergoeding zijn gehouden.
Indien tussen Opdrachtgever en BellHayes een vaste prijs voor de opdracht is overeengekomen, waarbij een deel van het honorarium als voorschot aan BellHayes is betaald en waarbij de overige delen van het totaalbedrag na afronding van de opdracht worden gefactureerd, zal bij voortijdige beëindiging van de opdracht een verrekening op basis van nacalculatie plaatsvinden, waarbij BellHayes een tarief van € 150,- ex BTW per uur hanteert. Daarnaast is een opzegtermijn van één maand van toepassing. Over de opzegtermijn is Opdrachtgever aan BellHayes een vergoeding verschuldigd gelijk aan het honorarium dat voorafgaand aan de tussentijdse beëindiging gemiddeld de voorgaande 3 maanden per maand door BellHayes in rekening is gebracht.

Ieder der partijen is gerechtigd de opdracht zonder inachtneming van de opzegtermijn te beëindigen indien de wederpartij wordt ontbonden of geliquideerd, in staat van faillissement geraakt, surseance van betaling vraagt of de bedrijfsvoering staakt. Indien de Opdrachtgever op het moment van de ontbinding al prestaties ter uitvoering van de overeenkomst heeft ontvangen, zullen deze prestaties en de daarmee samenhangende betalingsverplichting geen voorwerp van de beëindiging zijn, tenzij BellHayes ten aanzien van die prestaties in verzuim is. Bedragen die BellHayes vóór de ontbinding heeft gefactureerd in verband met wat al ter uitvoering van de overeenkomst is verricht of geleverd, blijven met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding direct opeisbaar.

Voor werkzaamheden die vanaf kantoor van BellHayes worden uitgevoerd kan een tijdseenheid van minimaal een uur per activiteit per keer worden gefactureerd. Voor werkzaamheden of vergaderingen die op klant locatie worden uitgevoerd kan een tijdseenheid van minimaal 4 uur worden gefactureerd. Alle tijd die wordt besteed aan het toelichten, specificeren, bespreken, of wat dan ook, van facturen of uren overzichten kan in rekening worden gebracht. Indien er door BellHayes coulant is omgegaan met het schrijven van uren tijdens een project geeft dat geen recht op dezelfde coulance later of eerder in dat project of andere projecten. Offertes, facturen en uren overzichten zijn vertrouwelijk en mogen niet met derden worden gedeeld, op straffe een direct opeisbare boete van €10.000,= per geval. BellHayes levert indien uitdrukkelijk gevraagd uren overzichten, aan de beschrijvingen en uren verantwoording van de uren overzichten kunnen geen rechten worden verleend.

5. Aansprakelijkheid en overmacht

Hoewel BellHayes iedere opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht en vermogen uitvoert, kan BellHayes geen garanties geven met betrekking tot de resultaten van de door ons verrichte studies, verstrekte adviezen en uitgevoerde werkzaamheden. Behoudens in geval van opzet of grove schuld zijn wij nimmer aansprakelijk voor enige (gevolg)schade, noch voor schade geleden door derden, waarvoor de Opdrachtgever ons vrijwaart. In geval van aansprakelijkheid van BellHayes, welke toegerekend kan worden aan opzet of grove schuld, bedraagt de schadevergoeding ten hoogste het door Opdrachtgever aan ons betaalde bedrag voor deze specifieke opdracht. Indien de overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is met een looptijd van meer dan één jaar, wordt de bedongen prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen (excl. BTW) bedongen voor één jaar. In geen geval zal de totale vergoeding voor directe schade echter meer bedragen dan € 40.000,- (veertigduizend Euro).

Indien de bij het aangaan der verplichtingen bestaande omstandigheden buiten ons toedoen zodanig veranderen dat uitvoering van de opdracht hierdoor redelijker¬wijze niet mogelijk is, zijn wij niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting.

De totale aansprakelijkheid van BellHayes voor schade door dood of lichamelijk letsel of voor materiële beschadiging van zaken zal in geen geval meer bedragen dan € 450.000,- (vierhonderdenvijftigduizend Euro) per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Aansprakelijkheid van BellHayes voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten.
De aansprakelijkheid van BellHayes wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst ontstaat slechts indien de Opdrachtgever BellHayes onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, stellende daarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming, en BellHayes ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat BellHayes in staat is adequaat te reageren.

De Opdrachtgever vrijwaart BellHayes voor alle aanspraken van derden wegens (product)aansprakelijkheid als gevolg van een gebrek in een dienst of product dat door de Opdrachtgever aan een derde is geleverd en dat mede bestond uit door BellHayes geleverde Artefacten.

6. Geheimhouding en personeel

BellHayes is verplicht tot geheimhouding van alle informatie die door de Opdrachtgever als geheim is toevertrouwd of die bij de uitvoering van de opdracht als vertrouwelijke aangelegenheid ter kennis is gekomen. Evenzo zal de Opdrachtgever, zonder schriftelijke toestemming van BellHayes, aan derden geen mededelingen doen over de offerte en werkwijze van BellHayes, dan wel adviezen of Artefacten ter beschikking stellen.
Indien de opdracht is aangegaan met het oog op uitvoering door een bepaalde persoon, is BellHayes steeds gerechtigd deze persoon te vervangen door een of meer andere personen met gelijkwaardige kwalificaties. In het belang van de opdracht kan BellHayes de samenstelling van een team wijzigen. Opdrachtgever is niet toegestaan een medewerker van BellHayes in dienst te nemen, ook niet via derden of inhuurovereenkomsten via derden, gedurende 2 jaar na het beëindigen van opdrachten en/of werkzaamheden van BellHayes voor Opdrachtgever.

7. Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectueel eigendom op alle krachtens de overeenkomst ontwikkelde of ter beschikking gestelde Artefacten, berusten uitsluitend bij BellHayes of diens Opdrachtgever. De Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten en bevoegdheden die bij deze voorwaarden of anderszins uitdrukkelijk worden toegekend. Behoudens uitzondering door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van BellHayes niets uit door ons vervaardigde Artefacten worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van Internet, druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.

Het is Opdrachtgever niet toegestaan enige aanduiding over auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom uit de voorgaande paragraaf genoemde zaken te verwijderen of te wijzigen.

BellHayes zal de Opdrachtgever vrijwaren tegen elke rechtsvordering welke gebaseerd is op de bewering dat door BellHayes zelf ontwikkelde Artefacten inbreuk maken op een in Nederland geldend recht van intellectuele eigendom, onder de voorwaarde dat de Opdrachtgever BellHayes onverwijld schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de rechtsvordering en de afhandeling van de zaak, waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan BellHayes. De Opdrachtgever zal daartoe de nodige volmachten, informatie en medewerking aan BellHayes verlenen om zich, zo nodig in naam van de Opdrachtgever, tegen deze rechtsvorderingen te verweren. Deze verplichting tot vrijwaring vervalt indien en voor zover de betreffende inbreuk verband houdt met wijzigingen die de Opdrachtgever in genoemde zaken heeft aangebracht of door derden heeft laten aanbrengen.

Indien in rechte onherroepelijk vast staat dat de door BellHayes zelf ontwikkelde Artefacten inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van intellectuele eigendom of indien naar het oordeel van BellHayes een gerede kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zal BellHayes het geleverde tegen creditering van de verwervingskosten onder aftrek van een redelijke gebruiksvergoeding terugnemen, of zorg dragen dat de Opdrachtgever het geleverde, of functioneel gelijkwaardige andere Artefacten ongestoord kan blijven gebruiken.

Iedere andere of verdergaande aansprakelijkheid of vrijwaringverplichtingen van BellHayes wegens schending van rechten van intellectuele eigendom van derden is uitgesloten, daaronder begrepen aansprakelijkheid en vrijwaringverplichtingen van BellHayes voor inbreuken die veroorzaakt worden door het gebruik van de Artefacten in een niet door BellHayes gemodificeerde vorm, in samenhang met niet door BellHayes geleverde of verstrekte zaken of programmatuur of op een andere wijze dan waarvoor de Artefacten zijn ontwikkeld of bestemd.
De Opdrachtgever staat ervoor in dat geen rechten van derden zich verzetten tegen beschikbaarstelling aan BellHayes van Artefacten met het doel van gebruik of bewerking en de Opdrachtgever zal BellHayes vrijwaren tegen elke actie welke is gebaseerd op de bewering dat zodanig beschikbaar stellen, gebruik of bewerken inbreuk maakt op enig recht van derden.

Met inachtneming van de overige bepalingen in deze voorwaarden is de Opdrachtgever gerechtigd tot verbetering van fouten in de hem ter beschikking gestelde Artefacten, indien dit noodzakelijk is voor het beoogde gebruik. Van een fout is alleen sprake indien deze kan worden aangetoond en kan worden gereproduceerd. De Opdrachtgever is gehouden van fouten onverwijld melding aan BellHayes te maken.

8. Andere voorwaarden

Eventuele voorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing tenzij deze door BellHayes uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard.

9. Toepasselijk Recht en geschillen

De overeenkomst tussen Opdrachtgever en BellHayes wordt beheerst door Nederlands recht. Alle geschillen die tussen partijen ontstaan naar aanleiding van deze overeenkomst, dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, worden voorgelegd aan de Arrondissementsrechtbank te Amsterdam, ook indien Opdrachtgever in het buitenland is gevestigd.

Behoudens uitzondering door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van BellHayes niets uit door ons vervaardigde bescheiden worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van Internet, druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, wat ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.

10. Definities

Onder Artefacten worden verstaan: analyses, ontwerpen, documentatie, rapporten, adviezen, offertes, programmatuur, evenals voorbereidend materiaal.

Onder Opdrachtgever wordt verstaan diegene, of de rechtspersoon welke diegene vertegenwoordigd, die een overeenkomst aangaat met BellHayes betreffende het laten uitvoeren van een opdracht door BellHayes.