088 8765433 korving@bellhayes.nl

Alweer jaren geleden presenteerde Microsoft de visie op Unified Communications: één platform voor alle communicatie, laagdrempelig voor gebruikers en kostenbesparend voor het bedrijf. Microsoft Lync werd geïntroduceerd als een complete oplossing die bedrijven helpt op uiteenlopende manieren te communiceren en samen te werken.

Laten we beginnen bij het begin, wat is Microsoft Lync?

Lync is de opvolger van Office Communications Server. Het is een complete oplossing die bedrijven in staat stelt op verschillende manieren, zakelijk, te communiceren en samen te werken. Niet alleen tussen jou en je collega’s onderling, maar ook tussen het bedrijf, externe partners en klanten. Inmiddels werkt meer dan 60% van de Top 150-bedrijven in Nederland met Lync of de voorganger en dit aandeel is flink groeiende. Belangrijk is dat Lync je bedrijf op drie verschillende manieren kan helpen. Allereerst geeft het je inzicht in de bereikbaarheid van de personen met wie je zakelijk communiceert. Op basis van de agenda van de collega’s, bepaalt Lync de beschikbaarheid. Je ziet bijvoorbeeld of iemand op vakantie is of in een vergadering zit. Daarbij geeft Lync je de mogelijkheid om direct contact op te nemen via chat. Zo kun je snel een reactie krijgen (in tegenstelling tot e-mail en voicemail, waarop je in de praktijk vaak moet wachten). De tweede belangrijke ‘pijler’ is online samenwerken, in het Engels ook wel aangeduid als ‘conferencing’. Met Lync kun je samenwerken aan documenten, maar ook je bureaublad en toepassingen gedeeld gebruiken, en informatie uitwisselen met beeld en geluid. Tijdens deze samenwerking speelt de locatie een ondergeschikte rol, zoals ik straks verder zal toelichten. De derde en laatste pijler van Lync is telefonie. Hierbij draagt Lync zorg voor de telefoniefuncties binnen het bedrijf. Denk aan bellen vanaf je computer, doorschakelen en audioconferencing.

Van Lync wordt gezegd dat het kan helpen om zakelijke kosten te verlagen

Lync kan helpen de productiviteit van collega’s te verhogen en de CO2-uitstoot te verminderen. Wat kan Lync in de praktijk voor uw bedrijf betekent? Lync is de oplossing voor Het Nieuwe Werken (HNW). Collega’s kunnen op verschillende manieren met elkaar communiceren en verbinden. Het past dan ook goed in de ontwikkelingen rondom HNW, waarbij medewerkers altijd en overal bereikbaar willen zijn en niet gebonden willen zijn aan één specifiek apparaat om in verbinding met collega’s en klanten te blijven. Dit is dan ook de grondgedachte van Lync. Daarbij zit de kracht ook in het feit dat Lync werkt met wat je al hebt. Er is bijvoorbeeld sprake van een nauwe integratie binnen Microsoft Office en Exchange. Medewerkers hoeven dus niet iets nieuws te leren. Niet alleen grotere organisaties, maar ook het MKB maakt steeds vaker gebruik van oplossingen voor Unified Communications oftewel alle zakelijke communicatie zoals; email, chat, VoIP en webconferencing. Bedrijven hebben te maken met werknemers die op verschillende locaties werken, zoals thuis, maar ook op locatie bij de klant. Lync is een volledige communicatieoplossing, inclusief telefonie. Prettig hieraan is dat Lync ook samenwerkt met oplossingen van derde partijen. Dit is niet alleen gunstig voor uitbreidingen, maar stelt je als bedrijf ook in staat om bestaande investeringen waar mogelijk te behouden.

Over die bestaande investeringen gesproken, hoe zit dat dan bijvoorbeeld met een bestaande telefooncentrale?

Je kunt prima doorgaan met je bestaande telefooncentrale. In dat geval kun je nieuwe functionaliteit toevoegen met Lync. Denk hierbij aan video vergaderen, online samenwerken met collega’s, de beschikbaarheidsinformatie opvragen en met collega’s chatten. Je kunt bovendien integreren met de bestaande telefonie. Er zijn voor bedrijven overigens drie manieren om met Lync aan de slag te gaan. De allereerste variant is een hosted variant, zoals in BPOS (Business Productivity Online Suite) en later dit jaar Office 365. Hierbij maak je gebruik van een online dienst. Voordeel hiervan is dat je relatief vlot kunt uitrollen, zonder investeringen op voorhand. Je profiteert dan van de nieuwe functies, eventueel in combinatie met de bestaande e-mailomgeving. De online variant van Microsoft is vooralsnog zonder de mogelijkheid om extern te bellen en te worden gebeld. De tweede manier is door gebruik te maken van een zogeheten appliance. Dit is voorgeconfigureerde hardware. Je haalt hiermee alle mogelijkheden van Lync binnen in je bestaande infrastructuur, die vaak binnen een uur up-&-running is. Prettig is ook dat je het beheer kunt laten verzorgen, zodat je in-house niet de specialistische kennis hoeft op te bouwen. De derde manier is het in eigen beheer installeren en configureren van de serverproducten. Je kunt daarbij gebruik maken van de expertise en ervaring van implementatiepartners. Groot voordeel hiervan is dat de implementatiepartner ervoor zorgt dat de verschillende partijen binnen het project met elkaar schakelen, inclusief de partij die de telefooncentrale beheert.

Wanneer is het zinvol om over Lync na te denken?

Er zijn hier verschillende ‘scenario’s’ voor. Op het moment dat het bedrijf de telefooncentrale vervangt, is het verstandig om de mogelijkheden van Lync te bekijken. Telefonie vormt immers een belangrijk onderdeel van Lync, met als voordeel dat je in één keer meer dan alle telefoniefunctionaliteit implementeert. Een ander scenario is het moment dat je als bedrijf Het Nieuwe Werken (HNW) wilt invoeren. Op zulke momenten is het van belang om op afstand samenwerken goed te ondersteunen en faciliteren. Dat betekent dat je er dan voor kunt zorgen dat de faciliteiten overal gelijk zijn. Ongeacht of je thuis, onderweg, bij de klant of op kantoor werkt. Het derde scenario is zodra er wordt nagedacht over kostenbesparingen. Bij klanten worden vaak ongemerkt hoge kosten gemaakt voor (internationale) belminuten, audio conferencing, video vergaderen, maar ook reiskosten en -tijd. We zien voorbeelden waar de investering in Lync binnen een halfjaar wordt terugverdiend.

Hoe zit het met ondersteuning van bestaande (rand)apparatuur binnen bedrijven?

De kracht van Lync is dat het werkt met wat je al hebt. Bijvoorbeeld op de desktop waarop Office is geïnstalleerd en Exchange zorgt voor zaken als e-mail, beheer van contactpersonen en de agenda. Ook mobiele apparaten worden uiteraard ondersteund. De groep ondersteunde apparaten wordt steeds groter. Zo is er ondersteuning voor een groot aantal Windows Phone, iPhone, BlackBerry, en Nokia toestellen. Via derde partijen is er ook ondersteuning voor platformen zoals Android en iPad. Met de introductie van Lync hebben ook hardware leveranciers ‘Certified for Lync’ apparatuur uitgebracht. Zo brengen onder meer Polycom, Aastra en Snom IP-telefoons uit. Partijen zoals Polycom, Jabra en Plantronics brengen USB-headsets, speakerphones en de RoundTable uit. Er zijn zelfs al Lync-gecertificeerde laptops, onder meer van HP. Met zulke apparatuur ben je verzekerd van een vlotte en optimale werking.

Hoe kan een IT-manager het beste een business case maken?

Zodra je overweegt om Lync binnen het bedrijf te introduceren en je de kosten overweegt, is het zinvol om naar een aantal aspecten te kijken. Breng in kaart wat de organisatie momenteel uitgeeft aan communicatievoorzieningen, inclusief telefonie, audio en video conferencing. Naast deze componenten zijn er nog andere aspecten waarop flink kan worden bespaard. Goed voorbeeld hiervan zijn de reiskosten, die na de introductie van Lync kunnen afnemen. Hetzelfde geldt voor de winst op het gebied van productiviteit van medewerkers. Uit onderzoek blijkt dat je tot 70% sneller antwoord op vragen kunt krijgen, en tot 30% kortere doorlooptijd van projecten mogelijk is.

Bestaan er specifieke eisen voor de infrastructuur?

De praktijk wijst uit dat je vaak al snel aan de slag kunt in de bestaande netwerkomgeving. Uiteraard is de internetbandbreedte een belangrijke factor, vooral als het bedrijf aan de slag gaat met audio en video conferencing. Daarnaast is de draadloze infrastructuur wel eens een aandachtspunt. Vooral oudere draadloze systemen kunnen moeite hebben met data-intensieve functies, zoals het delen van de desktop. Vaak zien we dat er wordt gestart met de bestaande infrastructuur. Op basis van het gebruik en de behaalde voordelen, wordt vaak capaciteit toegevoegd wanneer dit nodig is. Je profiteert dus al direct van de mogelijkheden.