Praktijk ervaring

BellHayes begeleidt al 10 jaar aanbestedingen. Aanbestedingstrajecten voor het bedrijfsleven en aanbestedingen voor de overheid die onder de Europese regelgeving vallen. Wij kunnen putten uit een schat aan pijnlijke en prettige ervaringen om aanbestedingen te verbeteren, zowel voor de aanbestedende partij als voor de aanbiedende partij.

Onafhankelijk expertisecentrum

BellHayes is een onafhankelijke expertisecentrum, wij respecteren geheimhouding en onafhankelijkheid zoals wij met onze klanten overeenkomen. Gedurende aanbestedingstrajecten hebben wij geen contact met betrokken aanbieders anders dan strikt noodzakelijk ten behoeve van de aanbesteding en overeenkomstig de aanbestedingsregels.

UW OPLOSSING

In het belang van onze klanten maar ook zeker in het belang van u biedt BellHayes een aantal diensten aan voor bid management training en begeleiding.

  1. Training Bid Management

Deze training is ontwikkeld voor medewerkers die regelmatig betrokken zijn bij grote aanbestedingen. De trainee zal een beter begrip krijgen van het optimale proces en de cruciale beslissingen voor het tot stand komen van een succesvol bid. Het proces zal zo beter kunnen worden gepland en de kwaliteit van beslissingen zal aanzienlijk worden verbeterd. Hierdoor zal de kwaliteit van een bid toenemen en de doorlooptijd worden verkort. Na deze training zult u als organisatie in staat zijn een kwalitatief hoogwaardige bid bij uw klanten te kunnen afleveren. Uw slagingskans wordt aanmerkelijk verhoogd.

Trainees zullen na deze training een veel beter inzicht hebben in:

  • het volledige bid proces;
  • de fundamentele elementen voor het tot stand komen van een succesvol bid;
  • het uitzetten van een strategie en aanpak voor het winnen van een bid;
  • gunningscriteria en wegingsfactoren;
  • de werkwijze, invloed en rol van een betrokken adviesbureau;
  • het beoordelingsproces door de aanbestedende partij of adviesbureau;
  • de optimale samenstelling van een bid team;
  • de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende bid team leden;
  • de rol en verantwoordelijkheid van de klant;
  • het betrekken van het management op beslismomenten;
  • het succesvolle bid.

Europese aanbestedingen

Aanbestedingen die onder de Europese regelgeving vallen vereisen een bijzondere aanpak. Succes vereist een goed begrip van dit proces, of het nu openbare of niet-openbare procedures betreft. Indien u regelmatig te maken heeft met Europese aanbestedingen adviseren wij u deze extra module op te nemen.

  1. Bid Team Challenger

Uw organisatie en medewerkers doen regelmatig mee met grote bids en uw medewerkers zijn ervaren. Toch verliest u te vaak bids aan uw concurrenten. Misschien heeft u de reden al achterhaald, of wellicht is het nog niet geheel duidelijk waarom de concurrentie

te vaak met uw opdracht wegloopt. Het is belangrijk om in de eerste fase van het bidproces de juiste stappen te zetten, de juiste beslissingen te nemen. De bid team challenger maakt in deze eerste maar belangrijkste fase onderdeel uit van uw bid team. Hij zal in deze fase het bid team coachen bij het nemen van de juiste beslissingen en bepalen van de strategie om uiteindelijk een zo succesvol mogelijk bid af te geven.

De bid Team Challenger zal u coachen bij het vaststellen van:

  • het informatie niveau ten aanzien van de klant en het bid;
  • de mogelijkheden, kansen en inzicht in gunningscriteria;
  • de valkuilen, grenzen en afbakening;
  • de bid kwalificatie, bid no-bid beslissing;
  • de bid strategie;
  • het bid team, de rollen en verantwoordelijkheden.
  1. Bid Proces Manager

Uw organisatie en medewerkers doen soms mee met grote bids maar uw medewerkers hebben nog niet de ervaring zoals die wel bij de concurrentie aanwezig is. Hierdoor gaat tijd verloren, worden belangrijke stappen overgeslagen of beslissingen niet overwogen genomen. De kwaliteit van uw bid zal hier uiteindelijk onder leiden, en u vraagt zich af waarom u de opdracht niet heeft gewonnen. Onze ervaren bid manager begeleidt het gehele proces, het gehele team en communiceert met het management omtrent belangrijke strategische keuzes. Tijdslijnen, beslissingen, deliverables en kwaliteit worden nauwkeurig gemonitord. De hoogst mogelijke kwaliteit van het gehele bid zal tot het uiterste worden nagestreefd.

De Bid Proces Manager zal uw bid proces begeleiden bij het:

  • het informatie niveau ten aanzien van de klant en het bid;
  • de mogelijkheden en kansen;
  • de valkuilen, grenzen en afbakening;
  • de kwalificatie, bid no-bid beslissing;
  • de bid strategie;
  • het bid team, de rollen en verantwoordelijkheden;
  • het opstellen van de bid planning, tijdslijnen, deliverables, beslismomenten;
  • bewaken van de voortgang en de oplevering;
  • bewaken van de kwaliteit;
  • voorzitten van bid meeting ten aanzien van voortgang en inhoud;
  • het terugkoppelen naar het management ten aanzien van planning, kwaliteit en beslissingen;
  • het bewaken dat aan alle vragen, eisen en wensen op de juiste wijze is voldaan;
  • het uiteindelijk opleveren van een kwalitatief hoogwaardig bid.
  1. Bid Review

Uw organisatie en medewerkers doen regelmatig mee met grote bids en uw medewerkers hebben op zich voldoende ervaring. U neemt zelf de verantwoording voor de bid kwalificatie en het bid management proces. Toch weet u dat een andere kijk op de zaken verhelderend of soms zelf ontnuchterend kan zijn. Een laatste review door een buitenstaander kan de kwaliteit van een bid toch nog ineens aanzienlijk verhogen. Maar ook hierbij geldt dat een goede planning een voorwaarde is, op de laatste dag kunnen wij ook niet veel meer doen.

Onze Bid Review houdt in dat wij controleren of: 

  • alle deliverables aanwezig zijn;
  • de deliverables in overeenstemming zijn met de eisen en wensen;
  • alle documenten een geheel vormen wat betreft strategie, aanbieding en opbouw;
  • de schrijfstijl over alle documenten eenduidig is;
  • de structuur logisch en is de inhoud begrijpelijk uit het oogpunt van de klant.
About the author