088 8765433 korving@bellhayes.nl

U bent op zoek naar een nieuwe telefooncentrale? Er zijn diverse oplossingen en leveranciers. Om tot een juiste keuze te komen moet u bepalen op welke wijze u bereikbaar wilt zijn en welke eisen en wensen u heeft ten aanzien van uw telefonie. Nieuwe telefooncentrale kopen! Waar moet ik beginnen? is een veel gestelde vraag. Hieronder volgt een leidraad waarin stapsgewijs wordt aangegeven en toegelicht hoe u tot een bepaalde keuze en configuratie kan komen.

Stap 1: Telefonische bereikbaarheid

Op welke wijze wilt u als bedrijf bereikbaar zijn? Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden:

  • De meeste eenvoudige oplossing is om uw bedrijf bereikbaar te maken onder 1 telefoonnummer. Hierbij worden alle oproepen beantwoord door een telefoniste. De telefoniste zorgt er vervolgens voor dat de beller wordt doorverbonden met de betreffende medewerker.
  • De medewerker is direct aankiesbaar door een externe beller. De medewerker beschikt dan over een doorkiesnummer, doorkiesnummers moet u kopen bij uw telefonie provider (bv. KPN of Tele2). U kunt er uiteraard ook voor kiezen om een gedeelte van de medewerkers een doorkiesnummer te geven.
  • Toevoeging aan mogelijkheid 2 is de oplossing waarbij afdelingen bereikbaar moeten zijn voor klanten (bv. de service of verkoopafdeling). Dit kan worden opgelost met een groepsschakeling of call center functionaliteit. Hierbij belt de klant 1 telefoonnummer en de oproepen worden verdeeld over de medewerkers van de desbetreffende afdeling.

Stap 2: Toestellen

Een zeer belangrijke overweging is welke type toestellen u gaat gebruiken binnen uw bedrijf en bepaal het aantal medewerkers die beschikking moeten hebben over een telefoontoestel. Het type en aantal telefoontoestellen vormt namelijk ongeveer de helft van de investering van een nieuwe telefonie-omgeving. Er zijn diverse type toestellen beschikbaar. Om dit juist te kunnen bepalen zijn de volgende type toestellen en indelingen opgesteld door de Telefooncentralesite:

  • Toestel zonder display (voor in de gang of vergaderzalen)
  • Eenvoudig kantoorgebruik (voor de meeste medewerkers van toepassing)
  • Normaal kantoorgebruik (voor medewerkers die meer functietoetsen en een groter display wensen en veel gebruik maken van de telefoon)
  • Intensief kantoorgebruik (voor met name secretaresses)

Het type toestel is veelal een mix van bovenstaande waarbij de volgende % verdeling meestal van toepassing is (tussen haakjes zijn de prijsindicaties per toestel gegeven):

Toestel zonder display:          5%  (€80 – €100)

Eenvoudig kantoorgebruik:  80%  (€110– €160)

Normaal kantoorgebruik:      10%  (€200 – €250)

Intensief kantoorgebruik:        5%  (€275 – €350)

Het is ook mogelijk om binnen uw kantooromgeving draadloze toestellen te gebruiken, maar deze oplossing is veelal duurder dan het gebruik van een vast toestel. Een advies is om een medewerker uit te rusten met een mobiel toestel als hij/zij meer dan 50% van haar werktijd niet achter zijn/haar buro zit en wel goed bereikbaar moet zijn.

Stap 3: Telefoniste

Als bedrijf moet u bepalen of u gebruik gaat maken van een telefoniste. De telefoniste zorgt er voor dat alle gesprekken worden aangenomen. Ook de gesprekken die niet door een gebelde medewerker worden aangenomen. De telefoniste bepaalt in hoge mate de telefonische bereikbaarheid van uw bedrijf.

Indien u een telefoniste heeft of gebruik van gaat maken dan moet er een telefoniste post worden ingericht. Deze post kan bestaan uit een toestel van Type 3 voorzien extra modules met meerdere functietoetsen waarbij de telefoniste aan de functietoets kan zien of een medewerker in gesprek is of niet. Een andere mogelijkheid is het gebruik van een PC Bedienpost waarbij alle gesprekken duidelijk worden weergegeven op een PC scherm en de status van een medewerker (bv. bezet, vrij, doorgeschakeld) overzichtelijk wordt weergegeven.

Ter indicatie worden hieronder de prijzen gegeven van beide oplossingen:

Toestel met extra toetsenmodule:  (€400 – €600)

PC Bedienpost:                            (€1500– €2500)

Stap 4: Telefoon- of netlijnen

Het aantal telefoonlijnen (netlijnen) zal moeten worden bepaald. Dit zijn de lijnen waarover u belt naar de buitenwereld en waarover uw gesprekken binnenkomen. Bij de aanbieders van deze netlijnen (veelal KPN of Tele2) zijn deze lijnen bekend onder de benaming ISDN gevolgd door een getal. Dit getal bepaalt het aantal beschikbare inkomende en uitgaande telefoonlijnen, bv:

  • ISDN 2 heeft 2 telefoonlijnen
  • ISDN30 heeft 30 telefoonlijnen

Ter informatie: over 1 telefoon- of netlijn kan maar 1 telefoongesprek tegelijk worden gevoerd.

Andere nieuwe mogelijkheden zijn Voice-over-IP netlijnen ook wel SIP-trunking genoemd. Deze zijn veelal voordeliger dan ISDN lijnen maar kan minder betrouwbaar zijn omdat dit een nieuwere techniek betreft.

Voor beide netlijntechnieken geldt dat u moet aangeven over hoeveel telefoonlijnen u wilt beschikken. Een rekenmethode om te bepalen hoeveel telefoonlijnen u nodig heeft is de volgende:

  • bepaal het aantal medewerkers die een telefoontoestel krijgt en faxtoestellen binnen uw bedrijf en deel dit aantal door 5 en u heeft bepaald hoeveel telefonie netlijnen u nodig heeft.
  • Bv. U heeft 48 werknemers met een telefoontoestel en 2 faxapparaten dan heeft u 10 telefoonlijnen nodig. Dit houdt in dat maximaal 10 medewerkers extern kunnen bellen of gebeld worden.

Indien het aantal netlijnen is bepaald dan kunt u de aanvraag hiervoor starten bij een aanbieder van telefoonlijnen (ook wel provider genoemd). Zoals eerder aangegeven is dit veelal KPN of Tele2 voor het MBK.

Indien u uitgaat van een bestaande situatie dan kunnen de al aanwezige netlijnen op uw bedrijf worden aangesloten op de nieuwe telefooncentrale. Het aantal in gebruik zijnde netlijnen staan veelal aangegeven op de factuur van uw huidige telefonie provider.

Stap 5: Accesoires

Indien u heeft bepaald hoeveel netlijnen u nodig heeft en het aantal en type toestel dan zijn er nog een aantal items waaraan u moet denken zoals:

  • Het gebruik van headsets
  • Meldteksten indien u gesloten bent of indien alle medewerkers in gesprek zijn
  • Het gebruik van Voice Mail per medewerker

Stap 6: Offertes aanvragen

De TelefooncentraleSite wil graag offertes voor u aanvragen bij de gecertificeerde leveranciers van telefooncentrales.

Nieuwe telefooncentrale kopen! waar moet ik beginnen?

Hopelijk heeft bovenstaande stappenplan u goed op weg geholpen, indien u vragen heeft of ondersteuning wenst kunt u altijd een e-mail sturen naar info@telefooncentralesite.nl