088 – 876 54 32 hofstee@bellhayes.nl
Select Page

Het aanschaffen van een nieuwe applicatie zoals bijvoorbeeld een VoIP oplossing vereist net zoals elke andere investering een gedegen voorbereiding. Het opstellen van een programma van eisen is daarbij een belangrijk onderdeel. Het komt vaak voor dat IT managers een aantal leveranciers uitnodigen en zich laten voorlichten door de leveranciers. Vervolgens ontvangen ze op basis van deze gesprekken een aantal offertes.

De ontvangen offertes zijn waarschijnlijk moeilijk te begrijpen, zitten vol met valkuilen, verborgen kosten en ze zijn niet te vergelijken tenzij je een specialist bent en dit je dagelijks werk is. Daarnaast is het maar zeer de vraag of de aangeboden offertes gaan bieden waar de organisatie, management en de medewerkers om vragen. En of de processen van de organisatie aansluiten bij de geboden oplossing.

Het opstellen van een programma van eisen vraagt tijd en voorbereiding, maar:

  • Het zal een kostenbesparing opleveren doordat verborgen kosten worden voorkomen.
  • Het zal ervoor zorgen dat de oplossing die wordt geleverd daadwerkelijk aansluit bij de eisen en wensen van de organisatie;
  • Door de in een vroeg stadium gecreëerde betrokkenheid zal de organisatie de nieuwe oplossing sneller adopteren.
  • De beste prijs prestatie opleveren omdat de offertes echt met elkaar vergeleken kunnen worden.

Het opstellen van een programma van een programma van eisen, hoe doe je dat >>>

Het ontbreken aan een gedegen en door de gehele organisatie onderbouwd programma van eisen zal reeds tijdens de implementatie fase al tot zorgen gaan leiden. Met name komen dan vaak al de vragen over meerkosten naar boven, ineens wordt duidelijk dat bepaalde noodzakelijke onderdelen niet in de prijs zijn inbegrepen. Tijdens de oplevering komen de vragen over het testplan naar voren, hoe ga je een oplevering testen indien je geen precieze beschrijving van de op te leveren functies hebt. Tot slot zal de organisatie en medewerkers gaan klagen over de geboden functionaliteiten en met name in hoeverre ze niet aansluiten bij de wensen van de organisatie.

Programma van eisen is een onderdeel van het aanbestedingsproces, meer hierover>>>