Privacyverklaring

Privacyverklaring BellHayes B.V.

BellHayes B.V. hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens worden
verwerkt, voor welke doeleinden dat gebeurt, op basis van welke grondslagen,
hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.
Deze verklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens via www.bellhayes.nl
en in het kader van de dienstverlening van BellHayes B.V.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

BellHayes B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

BellHayes B.V.
Rijnzathe 6
3454 PV De Meern
KvK-nummer: 34242523
E-mail: info@bellhayes.nl

BellHayes B.V. heeft geen Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld.
Gelet op de aard en omvang van de organisatie en de verwerkingen
bestaat daarvoor geen wettelijke verplichting.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Via de website en het contactformulier

Wanneer een bezoeker het contactformulier op de website gebruikt, kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- Naam
- Naam van de organisatie
- E-mailadres
- Telefoonnummer, indien vrijwillig ingevuld
- Onderwerp van het bericht
- Inhoud van het bericht

Daarnaast kunnen bij het gebruik van de website beperkte technische gegevens worden verwerkt,
voor zover dit noodzakelijk is voor het veilig en goed functioneren van de website en de onderliggende systemen.
Het kan daarbij gaan om gegevens zoals IP-adres, browsertype, datum en tijd van het verzoek en technische loggegevens van de webserver.
Deze gegevens worden niet gebruikt voor bezoekersprofilering of marketingdoeleinden.

BellHayes B.V. gebruikt geen analytische of marketingcookies en stelt geen bezoekersprofielen op via de website.

In het kader van dienstverlening

In het kader van opdrachten verwerkt BellHayes B.V. zakelijke contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers en relaties, zoals naam,
functie, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor communicatie,
relatiebeheer en de uitvoering van overeenkomsten.

Indien een opdracht toegang vereist tot systemen van een opdrachtgever waarin persoonsgegevens zijn opgenomen,
werkt BellHayes B.V. in beginsel binnen de omgeving van de opdrachtgever of
volgens de door de opdrachtgever voorgeschreven beveiligingskaders.
Voor zover BellHayes B.V.daarbij optreedt als verwerker, worden hierover per opdracht passende contractuele afspraken gemaakt,
waaronder zo nodig een verwerkersovereenkomst.

3. Doeleinden en grondslagen

BellHayes B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de onderstaande doeleinden en op de daarbij behorende juridische grondslagen:

Doel - Grondslag
- Reageren op een bericht via het contactformulier of per e-mail: Reageren op een bericht via het contactformulier of per e-mail
- Uitvoering van een overeenkomst met een opdrachtgever: Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
- Onderhouden van zakelijke contacten en correspondentie: Gerechtvaardigd belang
- Voldoen aan wettelijke administratie- en bewaarplichten: Wettelijke verplichting
- Beveiliging en technisch beheer van de website en IT-omgeving: Gerechtvaardigd belang

BellHayes B.V. verwerkt persoonsgegevens niet voor marketingdoeleinden, profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

4. Bewaartermijnen

BellHayes B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld,
tenzij een wettelijke bewaarplicht of een ander gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

- Contactformulier en algemene contactverzoeken: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact,
tenzij uit het contact een opdracht of zakelijke relatie voortvloeit.
- Opdrachtdossiers, contracten en administratieve bescheiden: maximaal 7 jaar na het einde van de overeenkomst,
voor zover dat nodig is om te voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten.
- Zakelijke correspondentie en relatiegegevens: gedurende de looptijd van de zakelijke relatie en daarna maximaal 7 jaar,
voor zover relevant voor dossiervorming, compliance of bewijsdoeleinden.
- Technische loggegevens: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, beheer en foutanalyse van de website en systemen.

5. Verstrekking aan derden en verwerkers

BellHayes B.V. verstrekt persoonsgegevens in beginsel niet aan derden,
tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening,
voor het beheer van de bedrijfsvoering of op grond van een wettelijke verplichting.

Voor de ondersteuning van de dienstverlening en bedrijfsvoering kan BellHayes B.V. gebruikmaken van verwerkers of dienstverleners,
waaronder in ieder geval:
- Hostnet B.V. voor hosting van de website en e-mailinfrastructuur.
- Microsoft Ireland Operations Ltd. voor zakelijke e-mail- en kantoorapplicaties via Microsoft 365.

Met verwerkers worden, waar wettelijk vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan artikel 28 AVG.

Indien BellHayes B.V. gebruikmaakt van eigen, lokaal gehoste AI-toepassingen in een afgeschermde omgeving,
worden persoonsgegevens daarbij uitsluitend verwerkt binnen de eigen technische infrastructuur en niet gedeeld met externe AI-aanbieders,
tenzij daarover uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt of dit in een afzonderlijke verklaring is vermeld.

6. Doorgifte buiten de EER

Persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte. Indien een dienstverlener,
zoals Microsoft, in uitzonderlijke gevallen toch gegevens buiten de EER verwerkt,
gebeurt dit uitsluitend op basis van passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen of
een andere geldige doorgiftegrondslag.

7. Beveiliging

BellHayes B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies,
ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer toegangsbeperkingen,
passende authenticatie,
actuele software, versleuteling waar passend en een logische scheiding van systemen en gegevens.

8. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG, voor zover van toepassing, de volgende rechten ten aanzien van hun persoonsgegevens:
- Recht op inzage.
- Recht op rectificatie.
- Recht op verwijdering.
- Recht op beperking van de verwerking.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens.
- Recht van bezwaar.
- Het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken, voor zover de verwerking daarop is gebaseerd.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@bellhayes.nl. BellHayes B.V. reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van het verzoek.
Indien nodig kan aanvullende informatie worden gevraagd om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

9. Klachten

Wanneer een betrokkene van mening is dat BellHayes B.V. niet zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens,
kan eerst contact worden opgenomen via info@bellhayes.nl.
Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. Wijzigingen

BellHayes B.V. kan deze privacyverklaring wijzigen als daar aanleiding toe bestaat, bijvoorbeeld door wijzigingen in wet- en regelgeving,
in de website of in de dienstverlening. De meest actuele versie is steeds beschikbaar via de website.
Bij belangrijke wijzigingen kan BellHayes B.V. daar op passende wijze melding van maken.

Laatste versie: 20 april 2026