Weg met de vaste telefoon, iedereen in uw organisatie een smartphone. Altijd en overal toegang tot uw email, agenda, bedrijfsinformatie en klantgegevens. Op kantoor, bij de klant of thuis op de bank. Het klinkt zo eenvoudig, maar er komt nogal wat bij kijken. Want de smartphone geeft bewust of onbewust toegang tot veel privacy gevoelige informatie. En het lekken hiervan heeft per 1 januari 2016 verregaande gevolgen voor uw organisatie. (zie artikel wet informatiebeveiliging). Zelfs als u dacht alles gedaan te hebben wat nodig is om uw informatie te beveiligen.

De smartphone geeft vaak toegang tot veel informatie die door uw klanten, relaties of medewerkers als privacy gevoelig kan worden beschouwd.

Elke onbeveiligde smartphone is een groot risico. Maar wat indien ineens alle medewerkers in uw organisatie met een smartphone gaan rondlopen. Dan wordt de kans dat het een keer misgaat toch echt stukken groter.

Security is dus een belangrijke randvoorwaarde bij de keuze van het type smartphone. Maar dit is niet het enige. We kunnen een smartphone namelijk eenvoudig zó veilig maken dat je er uiteindelijk helemaal niks meer mee kan. Daar zit dus ook niemand op te wachten. De smartphone is er om medewerkers te ondersteunen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.

De keuze voor smartphone, het brengt hele volksstammen op de been. Elk gesprek over een keuze leidt tot discussies over het merk, het besturingssysteem, de grootte van het scherm en het model. Je bent voor of je bent tegen. En gelukkig weet ook iedereen de juiste argumenten voor zijn standpunten aan te dragen. Ik heb trouwens zelf een Samsung Galaxy Note 4, onbetwist de beste smartphone die er is. En iedereen die een andere keuze heeft gemaakt zit er echt naast. Je ziet het, ik ben net zo eigenwijs als de rest als het over mijn smartphone gaat.

Hoe kom je tot een onafhankelijk keuze van een smartphone voor uw organisatie?

Om tot een onafhankelijke keuze te komen helpt het nogal eens om iemand te betrekken die zelf geen slachtoffer van de keuze is. Iets bedenken voor anderen maakt je ineens stukken neutraler. Reduceer de gevoelige discussies rondom de keuze van een smartphone tot een afgewogen inkoop procedure. Stel niet de oplossing centraal, vergeet de smartphone, denk even niet aan de techniek. En vooral, zet uw eigen voorkeur aan de kant.

Begin bij uw organisatie. Wat zijn uw doelen en doelstellingen? Welke resultaten verwachten uw klanten? Stel de eisen en wensen van uw organisatie en uw medewerkers vast. Bepaal de randvoorwaarden.

Wat zijn de functionele eisen vanuit de organisatie, de medewerkers en wat verwachten uw klanten. Gaat het alleen om bellen en gebeld worden, of dient ook de bereikbaarheid verbeterd te worden. Moeten andere functies kunnen worden uitgevoerd ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Zoals het lezen en bewerken van documenten, agenda’s bijhouden, het kunnen opvragen en bewerken van klantgegevens. Toegang tot databases, toegangsverlening tot locaties, videoconsulten, videobewaking, persoonsalarmering, klimaatregeling, track en trace. De mogelijkheden zijn zowaar onbeperkt, het gaat erom vooraf duidelijk vast te stellen welke (soort) functies er nu en de komende jaren moeten worden ondersteunt of worden verwacht.

Tot slot zijn er nog de randvoorwaarden. Hieraan kunnen geen concessies worden gedaan. Het is belangrijk hier duidelijke eisen voor vast te stellen, als onderdeel van het selectieproces voor een type smartphone.

  • Beheer Mobile Device Management voor de smartphones, zonder goede beheertools en processen lopen kosten uit de hand, maar ook geeft het een groot security risico.
  • Budget Hoeveel geld is er gereserveerd voor de initiële aanschaf en de vervangingskosten. Hoeveel geld is beschikbaar voor alle bijkomende kosten voor het gebruik en de toepassingen.
  • Security Privacy gevoelige informatie dient te worden beschermd, eis technische maatregelen om gegevens te beschermen. Vertrouw niet slechts op afspraken en goed gedrag.

Voor meer informatie: e-mail: hofstee@bellhayes.nl / telefoon: 0642 624 687.

About the author