Het programma van eisen is een geschreven verzameling van eisen en wensen ten aanzien van een mogelijke nieuwe investering van de organisatie. Het doel is om vooraf de criteria waaraan de oplossing moet voldoen nauwkeurig vast te leggen en om de randvoorwaarden te definiëren.

Het programma van eisen

  • Stelt de functies van de gewenste oplossing vast.
  • Geeft richting aan een oplossing.
  • Definieert de doelstellingen van de oplossing.
  • Definieert de relatie van de oplossing tot aangrenzende systemen.
  • Definieert de impact op processen en procedures.
  • Legt het juridische kader vast.
  • Legt de de financiële kaders vast.
  • Definieert de basis voor de acceptatie
  • Definieert de basis voor de evaluatie.

Workshops en interviews

Het opstellen van een programma van eisen kan alleen worden vastgesteld door het betrekken van disciplines uit de gehele organisatie. Het verzamelen van informatie uit de organisatie en het betrekken van de medewerkers kan het beste worden gerealiseerd door het houden van interviews en workshops.

De workshops worden voornamelijk gehouden om met verschillende groepen gebruikers vereiste en gewenste functies vast te stellen alsmede mogelijke impact op bedrijfsprocessen.

De interviews worden gehouden met key spelers van de organisatie. Dat is uiteraard het management, deze bepalen de doelstellingen. De financieel verantwoordelijke is belangrijk om vooraf vast te stellen welke budgettaire ruimte er is om welke investeringsvorm het beste aansluit. Tevens is de IT afdeling een key speler omdat vanuit deze afdeling de technische integratie en het beheer zal moeten plaatsvinden. Vaak ook speelt de afdeling Inkoop samen met Juridische Zaken een rol in verband met randvoorwaarden voor de inkoop, deze zullen dan ook geïnterviewd dienen te worden.

Het voorbereiden en begeleiden van de workshops en interviews vereisen vaardigheden op diverse vlakken zoals de techniek, de functies, financiën, juridisch, personeelszaken, inkoop, gebruikers, processen en niet te vergeten de vaardigheid de juiste informatie uit de mensen te verkrijgen.

About the author