Privégebruik van de zakelijke mobiele telefoon. Voor de één de normaalste zaak van de wereld. Voor een ander ook, maar dan net op een iets andere manier. Ik ken organisaties waar de medewerkers om vijf uur zeggen: “mobieltje uit, in het laatje en tot morgen”. Sommige mobieltje verlaten het kantoor nooit.

Dat het soms anders gaat weten we ook. Er zijn werkgevers die mobieltjes uitdelen en er dan van uit gaan dat de medewerkers ineens 24-uurs diensten draaien. Komt er om 22.55 uur nog een Whatsapp binnen of je de email van 22.53 uur al gelezen hebt. Daar zitten de meeste mensen ook niet op te wachten. Maar er zijn ook medewerkers die het mobieltje van de zaak iets te enthousiast ontvangen. Handig onbeperkt bellen en data versturen en altijd de nieuwste Iphone op kosten van de baas.

Situaties die misschien niet helemaal gewenst zijn, maar vrij eenvoudig op te lossen. Het heeft namelijk te maken met afspraken en communicatie. Hoe gaan we om met privégebruik van de smartphone van de zaak?

Er wordt in de diverse branches nogal verschillend tegen het privégebruik van de zakelijke smartphone aangekeken. In de zakelijk dienstverlening is privégebruik bijna vanzelfsprekend, als je een beetje normaal doet met de bel en data kosten is er niets aan hand. Daar staat tegenover dat in dit segment van medewerkers een hoge beschikbaarheid wordt verwacht. Ook buiten kantoortijd en tijdens vakanties gaat de telefoon en de email met enige regelmaat door. De meeste mensen in dit segment hebben één 06 nummer voor privé en zakelijke contacten.

Bij de semi/overheid of organisaties die daar hun oorsprong hebben is de cultuur toch wel wat anders. Hier lopen de mensen bijna altijd met twee mobiele telefoons. Er is een striktere scheiding tussen privé en zakelijk. Het privégebruik is meestal niet of slechts beperkt toegestaan. Daarentegen wordt meestal ook niet verwacht dat de telefoon na werktijd nog wordt beantwoord.

Waarom zou je het mobieltje van de baas privé willen gebruiken?
Simpel toch, het scheelt geld en een hoop gedoe. Twee telefoons meeslepen, twee opladers, twee 06 nummers, je contacten op 2 toestellen, 2 toestellen die verschillend werken en met verschillende apps. Lekker handig hoor.

Waarom zou je als werkgever privégebruik toestaan?
Het toestaan van privégebruik is een extra kostenpost. Belkosten, databundel, het toestel is eerder afgeschreven. Daarnaast ontstaan door privé apps op de telefoon extra security risico’s die afgedicht dienen te worden. Het toestaan van privégebruik van de mobiele telefoon kan echter ook als een beloning of een vorm van vertrouwen worden gezien, waarmee loyaliteit wordt gecreëerd. En loyaliteit betaalt zich altijd terug.

Iets om eens over na te denken

  • Van wie is het 06 nummer, mag je het bij het verlaten van het bedrijf meenemen of niet?
  • Wil je als werkgever toestaan dat medewerkers “hun” 06 nummer mee kunnen nemen?
  • Welke mate van privégebruik is precies toegestaan? Denk aan kosten maar ook aan apps of het zelf installeren van niet standaard besturingssoftware.
  • Het privégebruik moet in overeenstemming zijn met de belastingwetgeving.
  • Wat zijn de afspraken in geval van verlies of diefstal en de gevolgschade, op vakantie bijvoorbeeld?
  • Wat zijn de verwachtingen ten aanzien van de bereikbaarheid buiten kantoortijden?
  • Stel in samenwerking met de personeelsafdeling een gebruikersovereenkomst op waarin alle afspraken duidelijk zijn vastgelegd.

Privégebruik en security
Security is sowieso al een vaak onderschat aspect bij het gebruik van smartphones. Maar zodra privégebruik van smartphones wordt toegestaan komt security nog eens extra onder de aandacht te liggen. Heeft u wel eens goed onderzocht welke informatie Facebook, Messenger en Whatsapp aan uw smartphone ontfutselen? En wat dacht u van al die andere apps die toegang tot privacy gevoelige informatie proberen te krijgen. Waarom moet een wekker of een hartslagmeter op een smartphone bij mijn contacten, locaties of foto’s kunnen?

Indien privégebruik van de smartphone wordt toegestaan dient hier bij het inrichten rekening te worden gehouden. Een volledig gescheiden omgeving op de smartphone voor zakelijk en privégebruik is onontbeerlijk. Daarnaast zal met mobile device management tools aanvullende maatregelen moeten worden genomen om security te optimaliseren. Zie ook ons artikel wet informatiebeveiliging waarin de gevolgen van een datalek wordt beschreven.

Voor meer informatie: e-mail: hofstee@bellhayes.nl / telefoon: 0642 624 687.

About the author