088 8765433 korving@bellhayes.nl

Nadat de doelen en doelstellingen voor het inrichten van een Shared Service Center (SSC), helder zijn geformuleerd kan worden worden overgegaan tot het opstellen van een projectgroep. Deze projectgroep zal aan de volgende onderdelen invulling moeten geven.

Het vaststellen van de functies van het SSC

Hier wordt precies vastgelegd welke functies het SSC krijgt. De functies moeten heel concreet worden weergegeven omdat ze in een volgende stap gebruik worden bij het opstellen van de werkprocessen en het informatieplan. Hieronder zijn slechts enkele voorbeelden ter indicatie weergegeven.

  • Inrichten en onderhouden kantoorautomatisering.
  • Inrichten en onderhouden Wide Area Network
  • Helpdesk voor medewerkers.

Het opstellen van een informatieplan

Het opstellen van een informatieplan is uitermate belangrijk omdat hiermee het SSC van de juiste informatie wordt voorzien om haar dagelijks werk te doen. Het informatieplan zal ook functionele en technische eisen aan het nieuw aan te schaffen SSC.

  • Informatiebehoeften vaststellen.
  • Koppelingen met bestaande systemen specificeren.

Het aanschaffen en implementeren van het SSC

Het aanschaffen en implementeren van een SSC is een proces op zich. Dit begint met het opstellen een Programma van Eisen. Het gaat erom vast te stellen welke functies je precies nodig hebt, welke koppelingen gemaakt moeten kunnen worden en welk budget er voorhanden is. Wellicht biedt de MosCoW methode een prettig handvat bij het vaststellen van de eisen en wensen.

  • Programma van Eisen.
  • Aanbesteden.
  • Leverancier selecteren.
  • Implementeren.
  • Fysieke omgeving inrichten.
  • Zelf doen of uitbesteden.

Het inrichten van de processen

Voor een nieuw SSC zullen interne processen moeten worden vastgesteld. Maar ook de processen van hoe het SSC met de rest van de organisatie omgaat moet goed in processen worden beschreven. Naast de primaire werkprocessen zijn ondersteunende processen belangrijk. Wat doen we bij uitval van het SSC. Hoe gaan we kwaliteit meten en rapporteren en wat doen we met de uitkomsten.

  • Interne primaire werkprocessen.
  • Processen met de rest van de organisatie.
  • Ondersteunende processen.
  • Escalatie procedures.

Het selecteren van de SSC mensen

In deze fase dienen de functie profielen van de SSC functies te worden vastgesteld. Op basis daarvan kunnen functieprofielen, functie eisen, beloning en dergelijke worden vastgesteld. Tevens zal de werkbelasting moeten worden ingeschat om het aantal benodigde mensen vast te stellen.

  • Profielen opstellen.
  • Functieprofielen definiëren.
  • Aantallen benodigde mensen bepalen.
  • Selectieproces opstarten.

Het continue verbeteringsproces

Ook voor interne klanten zijn eisen en wensen aan verandering onderhevig. Om dit het hoofd te bieden zijn wij voorstander van het continue verbeteringsproces.