088 – 876 54 32 hofstee@bellhayes.nl

Hoe lopen jouw projecten in tijden van Corona? Op dit moment is de werkdruk binnen zorgorganisaties extra hoog. Even bij elkaar langs lopen om te sparren of de voortgang te bespreken is ingewikkeld met het vele thuiswerken en de 1,5 meter afstand die we tot elkaar houden.

Innovatieprojecten komen hierdoor in de knel. En zolang we alles op afstand moeten blijven doen verlopen veel projecten moeizaam. Hoe zorg je ervoor dat de afstand die nu noodzakelijk is jouw project niet in de weg staat? Bij BellHayes hebben we al een paar goede crisissen meegemaakt, maar nog nooit één met zoveel impact op onze projecten als deze. Juist nu is het belangrijk dat we tijd en aandacht geven aan de mensen in het project. Maar hoe dan? Deze zeven tips loodsen jouw project door de crisis heen.

1. Een goed begin is het halve werk

Definieer eerst je vertrekpunt met cliënten, medewerkers en directie. Onderzoek wat de behoeften zijn in de organisatie en stel dit als uitgangspunt voor elk project. Dit onderzoek is de input voor de Energy Kick-Off-meeting. Een meeting waarbij je met elkaar de doelstelling van het project bepaalt. Samen bepaal je in deze kick-off het antwoord op de volgende vragen:

  1. Waarom doen we dit?
  2. Wanneer is het project een succes?
  3. Wat zijn de randvoorwaarden?

Het kennen en begrijpen van de aanleiding(en), onderliggende belangen, behoeften en noodzaak geven richting en fundering aan het project. Ze zijn de belangrijkste bron van energie en motivatie om te investeren in de (organisatie)verandering. Kortom: neem aan de start de tijd om gezamenlijk richting te bepalen zodat je in de daadwerkelijke projectfase flink kunt versnellen.

2. Maak het leven van je cliënten makkelijk

Waarom doen we dit? Voor onze cliënten! We zeggen het vaak, iedereen is het hier mee eens. Maar door het project heen verliezen we de gebruikers regelmatig uit het oog. “Practise what you preach“, blijf jezelf deze vraag stellen, wat levert dit onze cliënten op? Is de zorg hier echt mee gebaat? Wordt het leven echt beter, makkelijker en leuker met deze innovatie? Of staat de techniek in de weg?

Test en ontdek, maak prototypes en stel vragen. Schijnbaar simpele zaken zoals het drukken op de juiste knop, is niet voor iedereen even logisch. Zoek naar de gemene deler. De doelstelling moet het hele project in het teken van je cliënten en zorgverlening staan. Toets tussentijdse resultaten met de gebruikers. Plan zorgvuldig gekozen momenten dat je elkaar ziet, juist in deze tijd moeten we de tijd dat we elkaar zien op een warme manier invullen.

3. Succes bepaal je samen

Denk goed na over de teamsamenstelling. Zorgmedewerkers en gebruikers zijn onderdeel van je team. Selecteer bij voorkeur de grootste critici. Zij bepalen het succes van het project en denken mee vanaf de werkvloer. Gebruik hun kennis en zet ze in op hun sterke eigenschappen. Waar zijn jouw teamleden goed in? Wat willen ze graag ontdekken? Van welke kwaliteiten maak je nu geen gebruik? Vraag je teamleden die dingen te doen die ze leuk vinden en het gaat opeens een stuk gemakkelijker. En het eenvoudige is: je kan dit gewoon vragen.

Directieleden spelen voor elk project een grote rol, maar zijn niet altijd zichtbaar betrokken bij het project. Het is niet noodzakelijk dat zij actief deelnemen in jouw team. Maar een actieve directie zorgt zeker voor meer betrokkenheid en enthousiasme in je team. Het is daarom ook goed dat ten minste een directielid zichtbaar betrokken is bij jouw project. Laat haar bijvoorbeeld de kick-off aftrappen. Laat haar ook energie geven aan het team, bijvoorbeeld met tussentijdse positieve feedback.

4. Maximaal 9 mensen is de ideale grootte voor het projectteam

Een ideaal team is groot genoeg om alle taken te verdelen en klein genoeg om elkaar echt goed te leren kennen om door te groeien. De ideale grootte van een team ligt tussen de 8 en 10 man.

5. Zorgen verdwijnen waar vertrouwen begint

De impact van de innovatie blijkt vaak groter dan van tevoren ingeschat. Onderschat je gebruikers niet, andere apparatuur heeft grote impact op de werkwijze van o.a. de zorgmedewerkers. Los tijdens het project hun problemen op, dan pluk je daar aan het einde de vruchten van. Het vertrouwen begint zodra jouw collega’s zien dat jij naar hen luistert en oog hebt voor een gezamenlijke oplossing.

6. Escalatie procedure

Voordat je project begint weet je het al; het project gaat anders verlopen dan iedereen bij de start denkt, inzichten van leverancier en afnemer, IT specialist en gebruiker, gaan in de loop van het project uit elkaar lopen. En hoe langer het project duurt, des te groter dit gat wordt. Zorg daarom voor een escalatie procedure vanaf het begin van jouw project. De procedure geeft duidelijk aan wanneer je escaleert naar een hoger niveau of naar een specialist.

7. Maak een feestje voor je team

Onderhoud wekelijks online contact met de verschillende teamleden. Zorg er ook voor dat je elkaar regelmatig live ontmoet. Het is nu nog belangrijker dan voor de Corona crisis dat we tijd investeren in elkaar, onderling contact en vertrouwen bouw je alleen op als je elkaar ook af en toe in de ogen kan kijken zonder dat daar een scherm tussen zit.

Zolang je projectteam klein is, is het ook in deze tijd mogelijk elkaar veilig te ontmoeten. Regel een warme en fijne projectlocatie en zorg dat je je live teammeetings op dezelfde fijne plek organiseert. Als het project voor iedereen voelt als een klein feestje, hebben jouw teamleden er meer zin in en is de energie in het project gegarandeerd.

Hoe goed lopen jouw projecten op dit moment?

Thuis werken biedt kansen, je werkt efficiënter en kan bergen verzetten zonder dat je dag gevuld is met vergaderingen of andere spoedjes. Projectmeetings op afstand lijken ook efficiënter, veelal wordt er goed geluisterd en is er weinig nutteloze interactie. Maar het heeft ook een keerzijde. We missen persoonlijk contact, even voelen wat er aan de hand is, is nu veel moeilijker. Hoe zit het bijvoorbeeld met de grote groep mensen die je niet hoort in je zoommeeting? Zijn zij aangesloten bij jouw onderwerp?

Wij merken het ook in onze grote veranderprojecten. Vooral draagkracht van nieuwe techniek neemt af. Met behulp van onze digitale oplossingen proberen we zo veel mogelijk contact te houden met de organisatie. Dat helpt, maar de kracht van persoonlijk contact valt niet te onderschatten. En hebben we juist in deze tijd hard nodig. Onze projectmanagers hebben ervaring in hybride projectmanagement waarbij persoonlijk contact voorop staat.

Ook in tijden van Corona helpen we je graag en veilig bij het managen van jouw zorginnovatie uiteraard volgens onze zeven geheimen van goed projectmanagement. Let’s talk!

Dit artikel is ook gepubliceerd op zorg.bellhayes.nl