Bent u tevreden over uw laatste investering?

Weet u nog wat uw leverancier u allemaal beloofde voordat u met het project begon? Waarschijnlijk niet, het lijkt namelijk al zo lang geleden dat u om tafel zat om uw ideeën en het project te bespreken. Alles kon en alles was mogelijk. Maar welke van al die mogelijkheden gebruikt u nu werkelijk, en hoe gebruiken de medewerkers het? Sluit de theorie wel goed aan op de dagelijkse praktijk? Hoe tevreden zijn die gebruikers eigenlijk? Heeft u wel eens onpartijdig tegen het geheel aangekeken en zich afgevraagd wat er van de oorspronkelijke doelstellingen is overgebleven?

Waarom hadden we dit ook alweer aangeschaft?

U schaft een systeem aan omdat het zo veel mogelijkheden biedt en toekomst-vast is. U beslist dat u begint met alleen de implementatie van de basisfunctionaliteiten. Het implementeren hiervan alleen al is vaak een opgave. Vernieuwingsprojecten waar gebruikers bij betrokken zijn vergen extra veel inspanning, het vereist vaak een aanpassing van gebruikers. Een andere manier van werken, nieuwe processen, het leren omgaan met nieuwe technologie, dat is niet voor iedereen even makkelijk. Er is een natuurlijke weerstand tegen verandering. Uit de praktijk blijkt vaak dat 80% van de mogelijkheden niet wordt gebruikt, zonde vinden wij. U komt nooit meer toe aan al die mogelijkheden waarvan u oorspronkelijk uit ging. Uw beoogde verbeteringen worden helaas niet gerealiseerd.

Vooruit kijken!

Natuurlijk is het nu makkelijker om alles te vergeten en verder te gaan. Niet achterom maar vooruitkijken, op naar het volgende project. Dat is precies waar wij ook een voorstander van zijn. Alleen denken wij misschien iets anders over uw volgende project. Wat ons betreft heeft uw volgende project niets met het implementeren van nieuwe technologie te maken. Uw project gaat over het optimaal benutten van uw huidige systemen en applicaties. Geen technologie maar producten, mensen, processen. Niet zo spannend wellicht, maar wel resultaatgericht.

Praktijk ervaring

BellHayes begeleidt al 10 jaar overheid en bedrijfsleven met het inrichten van ICT en Telecom omgevingen. Een ICT project is voor ons niet slechts een technische aangelegenheid, hoewel wij over diepgaande kennis beschikken. Uw project begint voor ons bij uw klant, uw onderneming, uw medewerkers, uw doelstellingen en resultaten. Wij helpen u uw doelstellingen scherp te stellen en de eisen en wensen van uw organisatie en medewerkers helder te vast te leggen en. Zowel functioneel als technisch.

Onafhankelijk expertisecentrum

BellHayes is een onafhankelijke expertisecentrum, wij respecteren geheimhouding en onafhankelijkheid zoals wij met onze klanten overeenkomen. Gedurende aanbestedingstrajecten hebben wij geen contact met betrokken aanbieders anders dan strikt noodzakelijk ten behoeve van de aanbesteding en overeenkomstig de aanbestedingsregels.

UW OPLOSSING

Wij hebben een stappenplan ontwikkeld waarmee we samen met u het rendement van uw investering gaan optimaliseren. Elke fase in onderstaand proces kent een aantal sub-stappen. Afhankelijk van uw situatie kunnen deze stappen enigszins afwijken, of stappen worden overgeslagen. Zie onder punt 5 en 6 het schematisch overzicht van het BellHayes werkproces.

1. Resultaten Meten

We meten om vast te stellen in hoeverre vooraf opgestelde doelstellingen van het project zijn gerealiseerd. In hoeverre heeft de investering rendement opgeleverd. We beginnen deze fase met meten. Indien het een eerste meeting betreft spreken we van een nul meting. Indien er nog geen meetcriteria zijn opgesteld zullen deze eerst moeten worden opgesteld.

Rendement van een investering kan worden uitgedrukt in diverse factoren zoals:

  • financiële besparingen;
  • verbetering klanttevredenheid;
  • verbetering medewerkerstevredenheid;
  • verbetering efficiency;
  • verbetering gegevensbeveiliging;
  • werkelijk gebruik geïnvesteerde mogelijkheden;
  • verhoogde omzet.

2. Resultaten Evalueren

In deze fase wordt geanalyseerd waarom er een discrepantie is tussen de vooraf opgestelde doelstellingen en de achteraf gemeten resultaten uit de eerste fase. Indien er sprake is van een nul meting zal er moeten worden bepaald of de resultaten van de meting reden geven tot nader onderzoek. Na de metingen bepalen we de achtergronden van de resultaten. Hoe komt het dat de resultaten zo zijn zoals ze zijn. Bij de analyse is het belangrijk terug te gaan naar het probleem achter het probleem. Dit kan technisch van aard zijn, maar kan zijn oorsprong ook vinden in de processen, producten, diensten of bij de medewerkers. De organisatie en de medewerkers worden hier nauw bij betrokken.

Als de resultaten zijn geëvalueerd en er een heldere probleem definitie is vastgesteld zal er een besluit worden genomen over de vervolgstappen. Wellicht geeft de analyse geen reden tot vervolgstappen. Maar veelal geeft de evaluatie goede reden tot nadere stappen, zoals bijvoorbeeld het stellen van hogere of herziende doelstellingen. Hieruit volgt een plan van aanpak om die doelstellingen te gaan realiseren.

3. Plannen Ontwikkelen

In de voorgaande fase is vast komen te staan dat er ruimte is voor verbeteringsmogelijkheden. In deze fase zullen die verbeteringsmogelijkheden worden uitgewerkt en gekwantificeerd. Doelstellingen worden vastgelegd en plannen worden ontwikkeld om deze doelstellingen te kunnen realiseren. Doelstellingen dienen meetbaar te zijn, hierover dient in deze fase al aandacht te worden besteed.

De huidige ICT omgeving situatie moet in kaart moeten worden gebracht zodat de mogelijkheden en beperkingen helder zijn. Hierbij gaat het om aspecten als:

  • aanwezige applicaties en ICT infrastructuur;
  • de verbanden tussen de applicaties;
  • functioneel ontwerp;
  • technisch ontwerp;
  • contractuele verplichtingen;
  • gebruikte functionaliteiten;
  • ongebruikte functionaliteiten;
  • kosten;
  • tijd;
  • kennis;
  • toegepaste processen.

Middels interviews en workshops zal de organisatie betrokken worden bij onder andere het vaststellen van de eisen en wensen. Zodra alle informatie is verzameld zullen, zo mogelijk, verschillende scenario’s tot een business case worden uitgewerkt. Deze scenario’s dienen tot het realiseren van de gewenste doelstellingen te leiden.

4. Plannen Uitvoeren

Na een goedgekeurde business case zullen de plannen ten uitvoer worden gebracht. De eerste stap daartoe is het samenstellen van een projectteam. Het projectteam dient voldoende vertegenwoordiging vanuit de organisatie te hebben, een breed draagvlak en betrokkenheid geven de beste garantie op succes. Management betrokkenheid vanuit diverse geledingen van de organisatie is evenzeer belangrijk.

Er zal een overal projectplan worden opgesteld, dit omvat doelstellingen, tijdslijnen, budgetten en resources. Middels deelprojectplannen worden de activiteiten verder in detail uitgewerkt.

De activiteiten van het projectplan zullen worden uitgevoerd waarbij regelmatig terugkoppeling aan het management over de voortgang zal worden gegeven.

Uiteindelijk zal tot implementatie, testen en oplevering van het project worden overgegaan. Daarna volgt nog een nazorg periode. Uiteraard wordt er na de implementatie wederom een meting uitgevoerd om de resultaten te verifiëren, wellicht zijn er nog aanvullende acties nodig.

About the author