088 – 876 54 32 hofstee@bellhayes.nl
Select Page

Externe telefoniste, telefoniste on-line, back-up telefoniste, telefoonservice, allemaal verschillende namen voor dezelfde functie. Zij of hij neemt de telefoon op als u niet beschikbaar bent. Voor de kleinere organisaties is het maar de vraag of het lonend is een eigen full time telefoniste in dienst te hebben. Het doorschakelen naar collega’s is ook niet altijd even efficient, zijn deze wel beschikbaar en stoort het niet in hun werkzaamheden? Als er al een deeltijd telefoniste in dienst is kan dit ook worden gecombineerd met een telefoonservice.

Back up telefoniste

De telefoonservices die tegenwoordig beschikbaar zijn opereren veelal zeer professioneel, zo nemen ze de telefoon op met de naam van uw organisatie. De wijze van beantwoorden bepaalt u in overleg. U kunt zelf bepalen op welke tijden u wilt doorschakelen of na hoeveel keer overgaan van uw telefoon automatisch wordt doorgeschakeld. U ontvangt altijd direct een email of sms met de gegevens van de beller.  Wij hebben goede ervaringen met Callcenter Hilversum, de tarieven zijn prima en de service is goed. De meeste telefoonservices bieden ook tal van aanvullende diensten zoals het bijhouden van de agenda, het maken van afspraken of het verwijzen naar andere collega’s.

Kosten

De overweging om gebruik te gaan maken van een externe telefoondienst heeft veelal te maken met kosten en kwaliteit. Wat betreft de kosten is de rekensom niet al te ingewikkeld. Maar het is wel belangrijk dat u vooraf een goed schatting maakt van het aantal binnenkomende gesprekken dat u verwacht. U betaald normaal gesproken een vast bedrag per maand plus een bedrag per binnenkomend gesprek. Ook de wijze van afhandeling van het gesprek kan invloed hebben op de kosten. Direct doorverbinden is bijvoorbeeld duurder dan een terugbel verzoek per email verzenden. Het klinkt wellicht ingewikkeld maar een business case is vrij eenvoudig opgesteld. Indien gewenst kunt u ons een email sturen voor ondersteuning, info@telefooncentralesite.nl.

Kwaliteit

De kwaliteit is een kwestie van onderzoek, vraag referenties, voer zelf een aantal steekproeven uit. En begin met een kortlopend contract. Blijf ook steekproeven uitvoeren om de kwaliteit te blijven monitoren.