Wilt u inschrijven op een aanbesteding, dan moet u zich houden aan de regels en voorschriften die beschreven zijn in de aanbestedingsstukken. Het verloop van aanbestedingsproces staat in hieronder beschreven.
Werkprocess aanbestedingen BellHayes

 

Informatie verzamelen
Hierbij wordt alle informatie verzameld ten aanzien van de huidige telefonie omgeving zoals contracten, kosten, aantallen toestellen, poorten en infrastructuur, gebruikte functies, telecommunicatie gerelateerde processen, toekomstige veranderingen in kwantiteit en proces, samenwerkingsverbanden, uitwijkvoorzieningen en de configuratie van de huidige telefooncentrale. Deze informatie zal verkregen worden bij relevante afdelingen bij de opdrachtgever. Tevens zal BellHayes zich inzicht verschaffen in processen die gerelateerd zijn aan telecommunicatie. Het doel van deze stap is alle informatie te verzamelen op basis waarvan een analyse van de huidige situatie kan worden gemaakt.

Analyse en compositie
Nadat alle informatie is verkregen zal deze worden geanalyseerd en zullen verbanden worden gelegd waarmee een blauwdruk wordt opgesteld waarin de huidige situatie van de telefonieomgeving is uitgewerkt. De blauwdruk dient om vast te kunnen stellen in welke mate de later vast te stellen eisen door middel van de huidige telefonieomgeving kan worden ingevuld. Tevens ondersteunt de blauwdruk het opstellen van de toekomstige eisen van de nieuwe telefonieomgeving en het beantwoorden van de aanbesteding.

Vaststellen van eisen
Door middel van interviews met sleutelfiguren of workshop(s)/groepssessie(s) worden de eisen en wensen ten aanzien van de nieuwe telefonieomgeving verzameld. Gedurende de interviews zal BellHayes ook nieuwe mogelijkheden aan geïnterviewden presenteren die kunnen bijdragen aan een verbetering van de dienstverlening. Het geheel wordt verwerkt in een Programma van Eisen. Het vaststellen van de eisen heeft als doel om de gewenste functionaliteiten van de nieuwe telefonieomgeving exact te bepalen en vast te leggen. De geselecteerde leveranciers dienen op basis van de hier vastgestelde eisen een ontwerp en offerte te produceren.

Delta analyse
BellHayes zal met de blauwdruk van de huidige situatie en het Programma van Eisen een delta rapport opstellen. Het delta rapport geeft precies aan welke functionaliteiten moeten worden toegevoegd aan de functies van de huidige situatie om te voldoen aan het programma van eisen. Het delta rapport heeft als doel om een business case te kunnen produceren op basis waarvan kan worden beslist welke leveringsscenario’s in de aanbesteding dienen te worden beschreven.

Opstellen business case
In de Business Case worden scenario’s gepresenteerd waaruit een keuze moet worden gemaakt. Bij elk scenario zal worden aangegeven wat de voor- en nadelen van desbetreffend scenario zijn. Tevens zal per scenario een budget indicatie worden gegeven welke eventuele besparing dit scenario gaat opleveren. De business case bevat de informatie om een beslissing te nemen welk scenario in de aanbesteding zal worden gebruikt en welke aanbestedingsprocedure het beste kan worden gevolgd.

De aanbesteding en selectie
Na de keuze voor een scenario worden de aanbestedingsdocumenten opgesteld en verstuurd aan diverse leveranciers. BellHayes zal vervolgens de vragen van de leveranciers beantwoorden. De ontvangen offertes worden beoordeeld volgens een van te voren bepaald waarderingsmodel waardoor inzicht wordt verkregen in de score van iedere leverancier. Deze score wordt gepresenteerd in de vorm van een overzicht van het scoringsresultaat. Indien noodzakelijk zal de aanbestedingsprocedure volgens Europese aanbestedingsregels worden uitgevoerd. Het doel van deze stap is om te komen tot de juiste leverancier keuze.

Leverancier keuze en contract
Aan de hand van het scoringsresultaat wordt de meest geschikte leverancier gekozen. In deze stap wordt de definitieve keuze van een leverancier middels besluitvorming vastgelegd. Met de gekozen leverancier worden contract onderhandelingen gestart. Stap 7 resulteert in de ondertekening van een definitief contract.

Implementatie
De implementatie zal zodanig worden uitgevoerd dat dit zo weinig mogelijk invloed zal hebben op de operationele processen. De projectmanager coördineert tussen de contactpersonen van de opdrachtgever en de projectleider van de leverancier. Regulier zal er een projectoverleg plaats vinden waarbij de projectmanager de agenda opstelt, als voorzitter optreedt en de actiepunten bewaakt. De output van stap 8 is een reguliere voortgangsrapportage.

Functionaliteit controle en oplevering
De functionaliteit controle zal worden uitgevoerd op door de opdrachtgever aan te geven belangrijke functies. Hierbij zal met name worden gelet op redundantie en complexe functionaliteiten en routeringen. Nadat gebleken is dat de geteste functionaliteiten voldoen aan de gestelde eisen, kan het protocol van oplevering worden getekend en is het project ten einde. De totale telefonie-omgeving kan nu in regulier beheer worden genomen.

About the author